Tre kanaler, ett ställe

Jag har skrivit om att allt jag säger hamnar i text. Jag har skrivit om varför din mötessammanfattning är värdelös. Men jag har inte skrivit om den praktiska frågan som avgör om det faktiskt fungerar: hur fångar du allt?

Svaret är inte ett verktyg. Det är tre kanaler som alla landar på samma ställe.

Onlinemöten

De flesta möten idag sker i Teams, Zoom, Meet. I Teams finns transkription inbyggt — du kan kopiera texten direkt efter mötet. Det funkar. Det är lite manuellt arbete, lite copy-paste, men det är fullt körbart.

För den som vill ha det mer strömlinjeformat finns Fireflies. Det kopplar in sig i mötena, spelar in, transkriberar. Och det viktiga: det har ett API. Jag hämtar alla mina Fireflies-transkript centralt var femtonde minut. Automatiskt. Inget manuellt steg. Mötet slutar, och inom en kvart ligger transkriptet redo att bearbetas.

Det är inte magi. Det är en integration och ett schemalagt anrop. Men det eliminerar friktionen som gör att folk slutar fånga sina möten efter första veckan.

Fysiska möten

Inte alla samtal sker framför en skärm. Kundmöten, workshops, luncher där det viktiga sägs mellan huvudrätterna — det behöver fångas också.

Jag använder record-me på min iPhone eller iPad. Varje fysiskt möte spelas in. Ljudfilen skickas sedan vidare genom samma pipeline som mina Fireflies-möten. Samma ställe, samma bearbetning, samma kedja efteråt. Det spelar ingen roll om mötet hände i Teams eller i ett konferensrum — transkriptet hamnar på samma plats.

I nyare versioner av iOS finns Apple Intelligence, som ger dig möjlighet att kopiera text direkt från inspelningen. Det förenklar ytterligare. Men principen är densamma: fysiska samtal får inte behandlas annorlunda än digitala. Om du bara fångar onlinemöten tappar du hälften av det som faktiskt sägs.

Telefonsamtal

Den tredje kanalen som de flesta missar helt. Inkommande och utgående samtal — de som ofta innehåller de snabbaste besluten, den mest ofiltrerade informationen, de saker folk säger i telefonen som de aldrig hade skrivit i ett mejl.

Jag använder Sonetel som telefonitjänst. De har en funktion för samtalsinspelning, och ett API för att hämta ljudfilerna. Samma princip som Fireflies — automatisk hämtning, centralt lagrad, redo för transkription.

Det är den kanal folk oftast glömmer. Och det är den kanal där den mest värdefulla informationen ofta finns, just för att telefonsamtal är spontana, oförberedda, ärliga.

Konvergenspunkten

Tre kanaler. Ett ställe.

Onlinemöten via Fireflies. Fysiska möten via record-me. Telefonsamtal via Sonetel. Alla landar i samma pipeline. Alla blir transkript. Alla blir sökbar, strukturerbar text.

Det är inte tre separata system. Det är tre ingångar till samma system. Och det är poängen — det spelar ingen roll var samtalet sker. Det fångas. Det bearbetas. Det försvinner inte.

Sedan tar kedjan vid. Förberedelse inför nästa möte baserat på vad som sades i det förra. Sammanfattning, beslut, uppföljning. Projektspårning om det behövs. Daglig överblick. Allt det som jag beskrivit i de andra artiklarna — men det börjar här. Med att ljudet faktiskt fångas, oavsett kanal.

Det enda som krävs

Infrastrukturen är inte komplicerad. Det är inte dyrt. Fireflies har rimliga planer. Sonetel likaså. record-me är ett verktyg jag byggt själv, men det finns alternativ.

Det som krävs är beslutet att faktiskt göra det. Att bestämma sig för att inget samtal är för oviktigt för att fångas. Att sluta behandla fysiska möten och telefonsamtal som undantag från systemet.

De flesta som säger att de jobbar med AI-stödda arbetsflöden fångar sina Teams-möten och inget mer. Det är en tredjedel av bilden. Resten försvinner.

Ingenting behöver försvinna. Infrastrukturen finns. Kanalerna finns. Det enda som saknas är vanan.